De Matthäus Passion in Edam: draaiboek van een succesformule

Dit jaar is er op Goede Vrijdag voor de 18e maal een uitvoering van de Matthäus Passion van Johann Seb. Bach in de Grote Kerk te Edam. Dat is niet vanzelfsprekend: iedere keer gaat er een heel jaar van bestuurlijke voorbereidingen aan vooraf. Een overzicht van de belangrijkste werkzaamheden.

Contracteren musici
De zes solisten, dirigent, het orkest en het kinderkoor worden – na het opmaken van de financiën - al in een vroeg stadium vastgelegd, zodat de ‘line up’ voor Goede Vrijdag al bijna een jaar daarvoor vast staat. Iedere organisator van de Matthäus wil er immers snel bij zijn om de gewenste artiesten in te huren, dus ook de Edamse. En ja: vastgelegd, gecontracteerd betekent in dit geval ook dat de organisator een voorschot neemt op het welslagen van fondsenwerving.

Mogelijke geldgevers, fondsen en sponsors, zien graag van tevoren hoe en waaraan hun beloofde steun wordt besteed. Het bestuur steekt zijn nek uit en neemt een risico, waarbij het gehele budget aan honoraria (meer dan de helft van de totale omzet) al vast ligt terwijl daar nog geen inkomsten tegenover staan.

Daar komt dan bij de tijdige huur van de Grote Kerk en de ernaast gelegen ‘Hulpkerk’. De gehele kerk wordt, behalve op de dag van de uitvoering, ook op de dag van de podiumopbouw en die van de podiumafbraak gereserveerd. Voorafgaand aan het concert zijn er op woensdag de opbouw, op donderdag (orkest-)repetities en op vrijdag repetities met koren en orkest, waarna de uitvoering plaatsvindt om 19.30 uur.

Inmiddels is ook het Matthäus Koor Edam, dat een projectkoor is, weer druk bezig om zich op de uitvoering van het volgende jaar voor te bereiden. In oktober vinden audities plaats, zowel van de koorleden die in het koor willen blijven als van nieuw aangemelde koorleden. Repetities en sessies met solisten vragen veel aandacht van de dirigent. Een aparte koorwerkgroep leidt alles in goede banen.

Fondsenwerving
Publiciteit rond het project wordt gepland, evenals het vastleggen van huurovereenkomsten van de inrichting van de kerk met podiumdelen en stoelen en verlichting.  Inmiddels zijn we met deze werkzaamheden in het midden van de winter beland, het moment waarop eindelijk de fondsenwerving start richting bedrijven, fondsen en particulieren. De opgave is simpel: om de toegangsprijs zo laag mogelijk te houden, en de toegang dus laagdrempelig, dient ongeveer een derde van de totale omzet uit deze financiële ondersteuning te komen. De Stichting Matthäus Passion Edam heeft een grote spreiding van geldgevers, waardoor het risico van omvangrijke tegenvallers minder groot is. Toch is het ieder jaar weer een hele tour om de benodigde gelden bij elkaar te sprokkelen.

Kaartverkoop
Omdat de toegangskaarten al gedrukt zijn (en dus ook alle namen van de artiesten bekend zijn) kan vroeg met de verkoop van kaarten, digitaal en op voorverkoopadressen, begonnen worden. Daar komen wel eens opmerkingen over: Kerstmis is koud voorbij, of Pasen komt er al weer aan. De organisatie realiseert zich dat, maar kan niet anders. Ook alle andere belangrijke spelers op de Matthäus-markt wachten niet met de kaartverkoop tot er paaseitjes in de winkels liggen. En Edam is het waard om al vroeg in het aanbod te worden opgenomen.

Nog wat cijfers
Inkomsten uit entree 65 %, inkomsten uit subsidie en begunstigers 35 %. Vier bestuursleden, 20 vrijwilligers Matthäus Passion, 15 vrijwilligers Grote Kerk, 1 dirigent,32 orkestleden, 6 solisten, 16 kinderen kinderkoor en 53 koorleden. 25 medewerkers catering, 4 brandwachten en 4 EHBO-medewerkers.
95 podiumdelen, 380 poten, 126 vaste zitplaatsen, 820 stoelen, waarvan 750 gehuurd, 110 orkeststoelen en stoelen voor de koren. 30 spots, 140 meter snoer, gemiddeld 1250 m3 gas, gemiddeld 500 KWH elektra. Opbouw 10 uur en afbraak en schoonmaak 4 uur. 2500 flyers, 250 posters, 1000 programmaboekjes, 1000 koppen koffie en 135 flessen wijn.

De Matthäus Passion is inmiddels geen hype meer. Toch gaan er nog steeds heel veel mensen naar een uitvoering toe; in Edam sinds 1998 rond 20.000 bezoeken. Als er 820 kaarten worden verkocht, speelt de organisatie quitte. De uitvoering in Edam begint op een traditie te lijken!
Jan Sparreboom bestuurslid Stichting Matthäus Passion Edam

De Matthäus Passion wordt uitgevoerd op Goede Vrijdag in de Grote Kerk, aanvang 19.30 uur.  Er zijn nog kaarten verkrijgbaar. Ga naar www.matthaus-passion.com
 




BASE-it Computers De Boer Accountants Harmonie Kapper Sjoerd Lux Photograpy Cor Kes Ronald Schot Smits Web Stadskrant adverteren Uitgeverij De Stad Hotel Restaurant De Fortuna schoonmaak & opruimbedrijf HARRIE
Facebook